Bagaimana Cara Tutup Tahun Pada Krishand Payroll ?

Cara Tutup Tahun

Menu tutup tahun digunakan untuk mempersiapkan sistem Krishand Payroll dan membentuk database tahun berikutnya.

Kapan dilakukan tutup tahun ?

Setelah proses pembuatan formulir SPT Tahunan 1721-A1 telah selesai semua dilakukan atau pada saat mau mengerjakan / memproses gaji periode Januari tahun berikutnya.

Pada saat proses tutup tahun dilakukan, maka sistem akan melakukan :

1. Menutup data file / database alama (paydatxxxx.mdb) dan membuat file data / database baru untuk tahun berikutnya. Misalnya akhir tahun 2015 dan mau menyiapkan data payroll untuk penggajian periode Januari 2016 maka proses tutup tahun harus dilakukan. Sistem Krishand Payroll akan menutup file / database paydat2015.mdb dan akan membentuk file / database baru yaitu paydat2016.mdb. File / database yang telah ditutup, sewaktu-waktu dapat dibuka kembali dengan cara mengubah lokasi file yang sedang terkoneksi dengan sistem. (Pilih menu Pemeliharaan Sistem – Koneksi Database – Refresh -  (arahkan ke database yang akan dibuka) ).
2. Me-refresh menu setup periode agar periode Tanggal Slip, Tanggal Awal Lembur dan Tanggal Akhir Lembur akan sesuai dengan periode tahun selanjutnya tetapi untuk Jumlah Hari Kerja harus di setting kembali.
3. Walaupun proses tutup tahun telah dilakukan akan tetapi data master seperti data pegawai, data tarif dasar perhitungan PPh21 dan lainnya tidak akan berubah. Sedangkan data gaji akan di copy sesuai dengan data gaji dibulan terakhir (bulan Desember tahun sebelumnya).
4. Sebelum melakukan proses tutup tahun, disarankan untuk melakukan backup data terlebih dahulu untuk jaga-jaga jika sewaktu-waktu terjadi kerusakan file data.

Untuk mengakses menu Tutup Tahun dapat dilakukan dengan cara :

1. Dari Menu Utama / Menu Awal klik menu Tutup Tahun. Seperti gambar dibawah ini.

Untuk melakukan proses Tutup Tahun dapat dilakukan dengan cara :

1. Pada menu Tutup Tahun¸ perhatikan tahun payroll yang akan datang, apakah sudah sesuai dengan yang seharusnya ? Jika sistem mengakses tahun takwim 2015 maka saat menu tutup tahun tampil, tahun payroll yang akan datang adalah 2016.
2. Masukkan file yang sedang diakses oleh sistem ke kolom file data payroll tahun yang sedang berjalan. Sistem secara default akan menampilkan alamat sesuai dengan folder instalasi dan database yang sedang diakses. Jika tidak sesuai dengan yang ditampilkan sistem, dapat diubah sesuai dengan yang sebenarnya. Untuk mempermudah pencarian database, klik tombol .
3. Masukkan file yang akan dibentuk oleh sistem di kolom file data payroll tahun yang akan datang. Sistem secara default akan menampilkan alamat sesuai dengan folder instalasi dan database yang akan dibentuk. Jika tidak sesuai dengan yang ditampilkan sistem, dapat diubah sesuai dengan yang sebenarnya. Untuk mempermudah pencarian database, klik tombol .
4. Klik tombol Done untuk memproses tutup tahun (akan tampil messagebox berisi konfirmasi proses tutup tahun berhasil dilakukan) klik Cancel untuk membatalkan / menutup menu tutup tahun.

Untuk kembali mengakses file / database tahun yang telah ditutup dapat dilakukan dengan cara mengubah koneksi database pada menu Pemeliharaan Sistem – Koneksi Database – Refresh - .